Όλοι έχουμε ακουστά την έννοια του management, άλλοι περισσότερο και άλλοι λιγότερο. Αν το σκεφτεί κανείς όλοι εφαρμόζουμε τις λειτουργίες του management στην καθημερινότητά μας. Το θέμα μας σήμερα είναι να αναλύσουμε τις λειτουργίες του management, ώστε να οργανώνουμε καλύτερα την επιχείρησή μας, να μειώνουμε τα κόστη μας, να προλαβαίνουμε τυχόν λάθη και τις συνέπειες τους, να οργανώνουμε το προσωπικό μας και να θέτουμε στόχους ώστε να προγραμματίζουμε τα επόμενα βήματα της επιχείρησης μας. Οποιαδήποτε επιχείρηση με οποιαδήποτε δραστηριότητα και μορφή (ατομική, Ε.Ε., Ο.Ε., Ε.Π.Ε., Α.Ε., Ι.Κ.Ε) μπορεί να εφαρμόζει αποτελεσματικό management.

Το management ως έννοια υπάρχει ήδη από την αρχαιότητα, ωστόσο η ανάλυση και η συστηματική εφαρμογή του ξεκίνησε από τις αρχές του αιώνα μας. Οι βασικές λειτουργίες του management είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η διεύθυνση και ο έλεγχος.

Προγραμματισμός

«Είναι η διαδικασία ή το σύστημα των ενεργειών με τις οποίες καθορίζονται οι στόχοι της επιχείρησης, προβλέπεται η μελλοντική εξέλιξη των μεταβλητών του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της και προσδιορίζονται οι τρόποι, οι ενέργειες και τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθούν οι στόχοι στο συγκεκριμένο περιβάλλον.» Αναφέρεται, δηλαδή, στο "τι θα γίνει","γιατί", "με ποια μέσα", "πότε" και "ποιος" θα το κάνει. Είναι "η σκέψη πριν τη δράση", η σχεδίαση για το "τι", "ποιος" και "γιατί" θα πραγματοποιηθεί μια ενέργεια, ποια μέσα θα χρησιμοποιηθούν και τελικά ποιες θα είναι οι οικονομικές επιπτώσεις στην επιχείρηση. Ο προγραμματισμός, επομένως, περιλαμβάνει:

 
Επομένως, αυτό που προέχει είναι να καθοριστούν οι στόχοι της επιχείρησης. Οι στόχοι που πρέπει αρχικά να οριστούν είναι οι βραχυπρόθεσμοι, δηλαδή αυτοί που αφορούν το άμεσο μέλλον (1-5 χρόνια). Έπειτα, πρέπει να οριστούν και οι μακροπρόθεσμοι, οι οποίοι είναι και οι πιο σημαντικοί, διότι ορίζουν την πορεία την επιχείρησης και την αποστολή της. Κάθε επιχείρηση ανάλογα με τις ανάγκες της θέτει τους δικούς της στόχους. Παρακάτω παρουσιάζονται ορισμένοι στόχοι, από τους οποίους κάποιοι μπορεί να είναι βραχυπρόθεσμοι και κάποιοι μακροπρόθεσμοι. Τέτοιοι στόχοι μπορεί να είναι:
 

 
Όλοι οι παραπάνω στόχοι θα πρέπει να είναι μετρήσιμοι, υλοποιήσιμοι και όχι γενικοί και ανέφικτοι. Παράδειγμα, ένας βραχυπρόθεσμος στόχος είναι μέσα στην επόμενη τριετία να αυξηθεί το ποσοστό κέρδους της επιχείρησης κατά 2% ή να εισαχθεί ένα νέο προϊόν στην αγορά. Ένας μακροπρόθεσμος στόχος είναι η απόκτηση ηγετικής θέσης στην αγορά σε 10 χρόνια ή η ύπαρξη κεφαλαίου (ακριβώς το ποσό) για μελλοντικές επενδύσεις σε 7 χρόνια.
Προγραμματίστε τις επόμενες κινήσεις σας!
 
Οργάνωση 
 
«Η οργάνωση είναι η διαδικασία με την οποία το σύνολο των εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης ταξινομείται σε επιμέρους καθήκοντα, κατανέμεται στα κατάλληλα στελέχη-υπαλλήλους, στα οποία αναθέτονται παράλληλα οι σχετικές ευθύνες και διαθέτονται οι κατάλληλοι πόροι.»
 
Επομένως, θα πρέπει να δοθούν συγκεκριμένες αρμοδιότητες στους υπαλλήλους και σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Κάθε πέρας του χρονοδιαγράμματος σημαίνει κόστος για την επιχείρηση (π.χ. Οι εργασίες θα πραγματοποιούνται από συγκεκριμένους υπαλλήλους σε συγκεκριμένο χρόνο από τη στιγμή που θα ξεκινήσει και σε συγκεκριμένη περίοδο βάσει συγκεκριμένων σταθερών).
 
 
Διεύθυνση
 
«Η διεύθυνση αφορά τη σωστή διοίκηση του ανθρώπινου παράγοντα. Είναι, δηλαδή, η καθοδήγηση, η ενθάρρυνση και η ενεργοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης για την καλύτερη δυνατή επίτευξη των στόχων τόσο μακροχρόνια όσο και βραχυχρόνια. Η λειτουργία της διεύθυνσης ξεπερνά τα όρια της απλής έκδοσης οδηγιών και εντολών από τα ανώτερα προς τα κατώτερα στελέχη της επιχείρησης.»
 
Το σημαντικό στην διεύθυνση είναι να υπάρχει αποτελεσματική επικοινωνία με τους υπαλλήλους και η κατάλληλη παρότρυνση, ώστε να είναι πιο αποδοτικοί. Παράδειγμα, αν καταφέρουν και πετύχουν κάποιους στόχους ή αν διεκπεραιώσουν ορισμένες εργασίες στο χρονικό διάστημα που πρέπει θα δοθούν bonus, άδεια κτλ
 
Ο Έλεγχος
 
«Έλεγχος είναι η συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών των διάφορων μελών της επιχείρησης, για την εξακρίβωση και τη διόρθωση τυχόν αποκλίσεων από τους στόχους που έχουν τεθεί. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορεί να γίνει ο έλεγχος και ο σχεδιασμός του κατάλληλου συστήματος ελέγχου. Η λειτουργία του ελέγχου δεν είναι ανεξάρτητη από τη λειτουργία του προγραμματισμού. Οι δύο λειτουργίες είναι ή θα πρέπει να είναι οργανικά δεμένες. Η ανάπτυξη των κριτηρίων ελέγχου δεν μπορεί να είναι αποκομμένη από τους στόχους που έχουν τεθεί κατά τη διαδικασία.»
 
Ο έλεγχος είναι απαραίτητος και πρέπει να πραγματοποιείται συχνά. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται λάθη και μπορούν να διορθωθούν πιο εύκολα εάν προκύψουν. Θέτοντας κάποιους στόχους παρατηρείτε κατά την διάρκεια υλοποίησης τους αν υπάρχουν αποκλίσεις και συντονίζετε και πάλι την ομάδα σας όπως πρέπει.
 
Το management είναι αναγκαίο για τον καθένα, ενημερωθείτε και δράστε!